大事なファイルの保存に注意！OneDriveとSharePointの違いを解説

カテゴリ：技術課題・解決法

企業活動における大切な情報資産を管理するために、クラウドストレージなどのファイル情報共有サービスを使用する企業は多いと思います。中でも「OneDrive」と「SharePoint Online（SPO）※以下、SharePoint」は、Microsoft Officeを利用する企業やビジネスパーソンにはなじみの深いサービスとして知られています。

OneDriveとSharePointは、複数ユーザーが同じファイルを共有・編集できたりする点で似たサービスと思われているものの、はたしてどのような違いがあるのか、あまり知らない方もいるのではないでしょうか。

今回は、OneDriveとSharePointについて詳しく解説するとともに、これらの検索課題を解決する「企業内検索システム」についてもご紹介していきます。

OneDriveとSharePointの違い

OneDrive、SharePointともにクラウド上のストレージサービスという点では同じです。両者の大きな違いは、OneDriveが個人用のストレージであるのに対し、SharePointは組織用のストレージである点です。

ここからは、OneDriveとSharePointの違いを知るにあたって、それぞれのサービスの特徴について詳しく見ていきます。

個人で利用するならOneDrive for Business

OneDriveは、Microsoft社が提供する個人向けのクラウドストレージサービスです。インターネット上（クラウド上）に用意された自分専用のデータ格納領域に、文書や画像・動画など様々なデータなどを保存できます。　

OneDriveは、

• Microsoft365を契約すれば無料で使用可能
• 自動同期機能でPC上のデータバックアップが簡単に取れる
• 共有設定を行うことで、複数人でのファイル共有も可能

といった特徴があります。

特にポイントとなるのが、個人向けのストレージサービスでもあり、共有の設定を行うことで簡単に複数人でのファイル共有できるという利便性もOneDriceならではの特徴です。外出先やテレワークなどで遠方にいるメンバーとも、情報のやりとりがスムーズに行えます。

また、法人向けの「OneDrive for Business」であれば、強固なセキュリティに対応した（二要素認証、データ損失防止「DLP」機能など）クラウド上のサーバでファイル保存ができます。1ユーザー1TBまでの容量が利用可能です。

組織でファイル共有するならSharePoint

一方のSharePointですが、こちらもMicrosoft社が提供するファイル共有や情報共有を目的とした企業向けサービスです。部署やチームごとにファイルを作成することにより、データやスケジュールなどの共有が可能になります。そのため、企業など比較的大人数の組織で利用するのに適したサービスです。

SharePointの主な機能には、

• ポータルサイト（チームサイト）構築
• ワークフロー機能
• 検索機能
• 文書管理機能
• スケジュール共有

などが備わっています。

ファイル消失のリスクも…OneDriveの落とし穴

OneDriveはとても便利なクラウドストレージサービスではありますが、使い方を誤るとデータ喪失の危険性がある点には注意しなければなりません。

具体的には、OneDriveに保存されたファイルが従業員の退職にあたってアカウント削除されると、そのアカウントに紐づいたOneDrive内のファイルが消失してしまいます。OneDriveは自分専用の格納領域であるため、アカウント削除する前に、必要なデータを別別のデータストレージなどにコピーしておく必要があります。

そのため、管理者は従業員が退職する前にOneDriveへのアクセス権限をもらい、データのバックアップを取っておくことをおすすめします。なお、管理者であってもOneDriveからOneDriveへのファイルコピーは不可となっているため注意が必要です。

アカウント削除後30日間はアクセス可能

組織に属するユーザーのアカウントを削除する場合、Microsoft 365 管理センターの「アクティブ ユーザー」ページよりユーザー削除を行うと「ユーザーの製品ライセンス」「電子メール」「OneDriveで実行する操作」を選択することができます。

別ユーザーにOneDriveへのアクセス権を付与すると、そのユーザーは既定で30日間保持するファイルへアクセスができ、ファイルをダウンロードできます。万が一退職等によりアカウントを削除してしまっても、30日以内であれば対応が可能です。

OneDriveの共有フォルダにショートカットを追加しておくと便利

OneDriveやSharePoint、Teamsでファイル共有するユーザーは、OneDriveの共有フォルダにショートカットを追加することで、ファイルを簡単に見つけられるので便利です。

なお、フォルダを同期している場合にはショートカットの作成はできません。

（参考）Microsoft公式：共有フォルダーにショートカットを追加する

SharePointやファイルサーバの横断検索を実現する企業内検索システム

今回ご紹介するSharePoint（SPO）をはじめとしたクラウドストレージや、従来から企業内のデータストレージとして使われてきたファイルサーバなど、社内で多くのデータストレージを利用する場合「目的のファイルがすぐに探し出せない」といった問題が生じやすくなります。

企業内検索システムは、ファイルサーバや社内DB、社内ポータルサイトなどのオンプレミスのデータストレージ環境に加え、SharePointやBox、Dropboxといったクラウドストレージまでを横断的に一括で検索できる便利なツールです。

また、SharePoint（SPO）などのクラウドストレージやファイルサーバの検索精度に満足していない場合においても、検索結果画面におけるサムネイル表示やプレビュー機能、高度な絞り込み機能、全文検索機能なども備わっているため大変効果的です。

使い方は普段のインターネット検索と同じ

企業内検索システムは普段のインターネットの検索と同じように、ご自身のブラウザからキーワードを入力するだけで、社内のデータストレージを横断的に検索することが可能です。

数百TB規模の容量、数億件の文書ファイルといった大容量なデータ規模であっても、スピーディに検索結果を表示してくれるため、情報収集が格段に効率的になります。

※このような迅速な検索が実現できる仕組みは、事前に検索対象に対して検索に必要なデータだけを専用サーバへ蓄積（インデックス）し、検索のリクエストがあった際に専用サーバからその情報だけを返すためです。

企業内検索システム「Neuron ES」

弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する「Neuron ES」は、累計300ライセンス以上の導入実績を誇る企業内検索システムです。

複数台のファイルサーバの横断検索はもちろん、SharePoint OnlineやBox、Dropboxといったクラウドストレージに加え、社内ポータルサイト（WEBサーバ）や社内DBなど、様々な企業内のデータストレージに対応しています。

普段お使いのブラウザから、まるでインターネット検索のように社内の情報を網羅的に検索できるだけでなく、検索結果画面においても、サムネイル・プレビュー・高度な絞り込み・並び替えといった豊富な機能を有しており、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。

また数百TB（容量）・数億件（文書数）といったデータ容量からでも高速なレスポンスを返すことができるため、大容量・大規模といった検索対象も得意としています。

ストレスフリーな社内情報の検索環境を、ぜひこの機会にご検討いただけますと幸いです。無料オンライン操作デモ体験や一定期間の無料トライアルも実施しております。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

SharePointの検索課題を解決した事例

最後に「企業内検索システム」の導入によって、SharePointの検索課題を解決した各社・団体の事例についてご紹介させていただきます。

兵庫県庁様

兵庫県庁では、一太郎やOfficeなど、全庁の膨大な文書ファイルの検索システムとして「Neuron ES」を導入しました。

数千人規模の職員が快適に利用でき、将来的な検索対象の範囲拡大にも、高い拡張性を持つ点が評価されて導入が決定。ファイルサーバやSharePointの横断検索を実現し、今では日々の業務において欠かせない存在となっています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#hyogo

東急不動産SCマネジメント株式会社

東急不動産SCマネジメント株式会社は、社内ポータルとして利用しているSharePointの検索性を高めるために「Neuron ES」を導入しました。

SharePoint上にNeuron ESの検索窓を設置し、利用者がシームレス検索できるような工夫を実施しています。今後はSharePointだけでなく、社内全体の検索エンジンとして「Neuron ES」の活用を計画しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#tokyuland-scm

平川商事株式会社

平川商事株式会社では、ファイルサーバやSharePointなどの横断検索による業務効率化を目的として「Neuron ES」を導入しました。

「Neuron ES」をTeamsのアプリケーションの1つとしてユーザーへ展開、利活用の促進を図っています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#hirakawa-corp

まとめ

さて今回は、OneDriveとSharePointの違いをテーマにお話させていただきました。

OneDriveやSharePointといったサービスを利用する企業も多いと思いますが、多様化するデータストレージの中から必要なファイルを素早く探し出すことが難しいと感じるようになった際には対策が必要です。

企業内検索システム「Neuron ES」を導入・活用することで、SharePointをはじめとする社内データの横断検索が可能となります。

インターネットネイティブな世代が活躍し始める今後の企業活動において、ストレスフリーな検索環境を整えていくことの重要性が伝われば幸いです。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

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