SharePointのファイル検索機能とヒットしない場合の対処法
カテゴリ：技術課題・解決法
「SharePoint」内のファイル検索をする場合に、素早く欲しい情報にアクセスできない、目的のファイルがヒットしないなど、お悩みの方もいるでしょう。
そこで今回は「SharePoint」にテーマを絞り、
- SharePointのファイル検索方法
- SharePointのファイル検索でヒットしない場合の対処方法
- SharePointのファイルを社内で効率的に管理する方法
について、解説いたします。
※なお「SharePoint」には、Windows Serverを構築して利用するオンプレミス版もございますが、今回はクラウド版の「SharePoint Online（SPO）」についての内容をご紹介します。
目次
Microsoft社が提供する「Microsoft 365（Office365）」は、チャットやビデオ会議、カレンダー共有、ファイル共有・管理など、業務をより便利にする様々なアプリケーションを提供する総合的なグループウェアアプリケーションです。
そして「Microsoft 365（Office365）」内のサービスとして存在する「SharePoint」は、カレンダー共有や文書ファイルの作成・管理ができるアプリケーションです。
SharePointのファイル検索方法
では具体的に「SharePoint」でのファイル検索方法をご紹介します。
1.「SharePoint」の検索ウィンドウに検索したいキーワードを入力し、Enterをクリック
2.キーワードに該当する検索結果が表示されます
検索結果画面右上の「フィルター」を利用することで、ファイルの種類や作成者などで絞り込むことが可能です。
さて本題ですが、「SharePoint」でファイル検索をしても、目的のファイルがヒットしない、素早くファイルが探し出せない場合の対処方法を3つご紹介します。
1.効果的な検索キーワード（クエリ）を作成する
「SharePoint」では、検索ウィンドウに調べたいキーワード（クエリ）を入力して検索しますが、目的のファイルを探すために効果的なキーワードを作成することで目的の検索結果を得られる可能性が高まります。
※検索する「キーワード」のことを、別名「クエリ」とも呼びます。
| 検索方法 | 入力例 | どのような検索結果が得られるか |
|---|---|---|
| and検索 | ○○ △△（○○と△△の間にスペースを入力） | 入力された2つのキーワードに関連するファイルを優先的に表示 |
| 完全一致検索 | “○○○○”（キーワードをダブルクォーテーションで囲む） | 入力された語句と完全に一致したファイルだけを表示 |
| title検索 | title:○○○○（キーワードの先頭にtitle:を付ける） | ファイル名に絞って検索 |
※上記以外にも効果的な検索キーワード（クエリ）を作成する方法はございます。詳しくは「MicroSoft」公式サポートページ内の「効果的なクエリを作成する」をご参照ください。
2.プロパティを使用してクエリを検索する
「SharePoint」では、ファイルのメタデータ内のプロパティ値から検索することも可能です。
・ファイル名で検索する
・ファイルの種類で検索する
・ワイルドカード
・複数のプロパティを使用して検索する
・特定の検索結果を除外する
・ファイルプロパティを追加する
・同じプロパティの別の値を検索する
・プロパティ値を除外する
・特定のサーバーに検索を絞り込む
・日付/時刻
※プロパティを使用した検索方法については、「MicroSoft」公式サポートページ内の「プロパティを使用してクエリを実行する」をご参照ください。
3.高度な検索を利用して検索結果を絞り込む
検索結果でのヒット数が多すぎて、目的とする検索結果が得られない場合「高度な検索」を利用して、検索結果を絞り込むのも効果的です。
「高度な検索」を表示するには、検索結果ページの検索ボックスの横にある「高度な検索」のリンクをクリックします。
「次の条件のドキュメントを検索」では、クエリの検索条件を設定できます。
・すべての語句を含む
・完全に一致するフレーズを含む
・いずれかの語句を含む
・いずれの語句も含まない
また、対象の言語やファイルの種類での絞り込みも可能ですので、検索結果が膨大になってしまった場合にも、目的とするファイルにスムーズにたどり着くことが可能です。
※高度な検索についても、詳しくは「MicroSoft公式サポートページ」をご参照ください。
ご紹介したように「SharePoint」でのファイル検索自体は難しいものではありません。
しかしながら、目的のファイルが見つからない場合における、検索キーワード（クエリ）の効果的な作成、プロパティ値を使った検索、高度な検索などは、少々ハードルが高いものでもあります。
実際、このような検索方法があることを知らない、またはファイルを探したいときに検索方法まで調べる余裕がない、というのが実情ではないでしょうか。
このような「SharePoint」におけるファイル検索を上記のような方法を利用せずとも、効率的に行うことができる便利なツールとして「企業内検索システム」を次にご紹介させていただきます。
企業内検索システムとは、別名「エンタープライズサーチ」とも呼ばれ、従来から広く利用されているファイルサーバはもちろん、今回ご紹介するような「SharePoint」などのクラウドストレージ、さらには社内ポータルや社内DBなど、企業内に存在する様々なデータストレージに保存されたファイルを一括で高速に横断検索できるシステムです。
普段お使いのブラウザから、インターネット検索するように、社内のデータを網羅的に検索できるツールとイメージしていただくと分かりやすいです。
SharePointのファイル検索も効率化！企業内検索システム「Neuron ES」
弊社が開発・提供する企業内検索システム「Neuron ES」は、今回ご紹介する「SharePoint」内のファイル検索にも対応しており、通常のキーワード検索はもちろん、一部プロパティ値からの絞り込み、高度な検索なども「Neuron ES」の画面操作から簡単に設定・検索することができます。
また「Neuron ES」独自の機能として、検索キーワードのサジェスト機能（他の従業員の方がよく検索するキーワードを候補として表示）や、文書ファイルの中身が一目でわかる「サムネイル」や「プレビュー」といった機能が備わっており、目的のファイルを素早く探し出すことが可能です。
もちろん横断的な検索を可能とする検索システムですので「SharePoint」だけでなく、ファイルサーバやその他クラウドストレージ、社内ポータル、社内DBなども含めて一括で社内のデータストレージを検索できるため、効率の良い情報収集が可能となります。
企業内検索システムの導入効果
では具体的に「企業内検索システム」を導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか。
いくつか代表的なものをご紹介します。
1.業務効率化
既にお伝えしているように、企業内検索システムを導入することで、社内の様々なデータストレージから、高速かつ横断的なファイル検索が可能となるため、業務効率に大きく寄与します。
「SharePoint」も高度な検索機能を有していますが、プロパティ値を入力する必要があるなど、手間が発生したり、利用する人のリテラシーによっても左右されてしまいます。
また探したいファイルが社内のデータストレージのどこに保存されているか分からない場合でも、各データストレージでそれぞれ検索する必要がなく、一括で横断的に探せるのは大きな利点です。
2.ナレッジの共有・ナレッジの発見
企業内検索システム「Neuron ES」では、検索結果にファイルの「最終更新者」が表示されます。そのため、各資料の内容について誰が詳しいのかが一目で分かるという側面から、ナレッジマネジメントにも寄与します。
また、ファイルの中身すべてから検索する「全文検索」にも対応しているため、気になるキーワードから社内の情報を網羅的に検索することができ、従業員一人ひとりの自己解決力の向上、新たなナレッジの発見にも繋がります。
3.製品やサービスの品質改善
高速かつ網羅的に検索できるという特長から、これから遂行する業務における、マニュアルの参照・過去トラブル等の発見によって、業務効率化や業務改善に繋げるなどの活用方法もなされています。
またコールセンターなど、早いレスポンスが求められる場面でも、検索によって情報を素早く参照できることから、検索ツールとしてご利用いただいています。
間接的ではありますが、検索を有効活用することで、日々の業務効率や対応力が向上することで、結果的に製品やサービスの品質改善にも貢献します。
まとめ
今回はMicroSoftが提供する「SharePoint」をテーマに、ファイル検索の方法をはじめ、目的のファイルが見つからない場合の対処方法をご紹介いたしました。
「SharePoint」の検索機能は比較的高度なものではありますが、プロパティを使用したキーワード（クエリ）検索や、高度な検索など、使いこなすにはある程度の知識が求められるという側面もございます。
こうした課題を解決するだけでなく、従業員全体の業務効率化やナレッジマネジメント、そして製品やサービスの品質改善にも役立てられる「企業内検索システム」の導入をご提案します。
弊社が開発・提供する企業内検索システム「Neuron ES」にご関心ございましたら、下記よりお問い合わせください。
▼企業内検索システム「Neuron ES」の詳細はこちら
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/
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