社内wikiの運用でよくある課題＆企業内検索による新たな解決法

カテゴリ：技術課題・解決法

社内規定やナレッジなどの情報を共有するツールとして、比較的古くから利用されている社内向けのwiki（以下「社内wiki」）。導入する仕組みによってはサーバ以外の環境やコストが不要かつ、wikiの特徴でもある情報の登録・更新が誰でも行えるとあって、社内wikiを導入する企業も少なくありません。

しかし実際には、新入社員のオリエンテーション時に利用したり、既存社員が社内規定をまれに確認する程度で、思いのほか満足できるほどの活用に至っていないという企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、社内wikiの導入目的を改めて確認するとともに、よくある運用課題、新たな課題解決方法としての「企業内検索システム」についてご紹介したいと思います。

社内wikiを導入する目的

企業にとって社内wikiを導入する主な目的は「情報の共有」です。社内wikiはイントラネットに設置され、主に従業員向けに「社内規定」や「各種申請」などの情報を載せるケースが多いほか、企業や部署によっては社内会議の議事録を掲載したり、業務業務上必要となるマニュアルや知識を蓄積しているケースもあるでしょう。

こうした情報を社内wikiという一つの場所で管理することで、情報を体系的に伝えられるだけでなく、URLを共有するだけで誰でも簡単にブラウザからアクセスできるのもメリットと言えるでしょう。

社内wikiに掲載される情報例

• 就労規則・評価制度といった人事関連の情報
• 経費精算・経費のルールなど経理管理の情報
• 各種稟議申請にまつわる情報
• 頻繁に利用する書類の保管場所の情報
• 過去事例・各種マニュアル類
• コンプライアンスにまつわる情報
• 福利厚生・年間カレンダーなどの情報

これらの情報を社内wikiに掲載することで、既存・新入社員含め、社内wikiを展開するだけで、基本的な情報をお知らせすることが可能となり、教える手間が省けます。

反対に業務上頻繁に確認が必要なものや、よく更新・複製されるような情報（ファイル）は、社内wikiではなく、ファイルサーバやクラウドストレージ、あるいはグループウェア内に保存されるケースが多いです。

ナレッジ共有を目的に活用する企業も

従業員がこれまで培ってきた知識や経験などのいわゆる「ナレッジ」を社内wikiに書き込むことで、従業員同士でのナレッジ共有の場として活用する企業も存在します。

特に社内wikiがナレッジ共有の観点で優れている点として、以下が挙げられます。

• 情報をツリー構造でまとめられる
• wiki内で自由にリンク参照が可能
• 基本的に誰でも作成・追記できる

例えば、過去のトラブル例や不具合の事象、案件・クライアント別など、様々な切り口で情報を蓄積していけば、ツリー全体を見渡した時に、情報へアクセスしやすいほか、全体像も把握できるためナレッジ共有の利便性が高まります。

また別ページへのリンクを設置することで、情報の関連性が把握しやすいなどのメリットもあります。

社内wikiの運用でよくある課題

こうした利点が活かせるため、導入する企業も少なくない「社内wiki」ですが、実は課題も存在します。

• 1.情報の検索性が高くない
• 2.情報が古いままで更新されない
• 3.情報を作成or転載する時間が取れない
• 4.wiki記法などの周知・徹底が難しい

1.情報の検索性が高くない

先ほども述べたように、上手に活用すれば情報共有・ナレッジ共有ツールとして、価値のある社内wikiですが、掲載する情報量が膨大になると「必要な情報がどこに載っているか分からない」「探したい情報がすぐに見つけられない」といった状況にもなりかねません。

社内wikiで展開する情報設計が最適化されていればまだ探しやすいのですが、社内wikiを構築する初期段階で、網羅的かつ最適な設計を行うのはかなりハードルが高いです。

また、社内wikiには通常サイト上部に検索バーが設けられているケースが多いのですが、検索に特化したツールではないため、検索精度があまり高くありません。そのため欲しい情報が社内wiki内にあるのかどうか分からない、あるいは存在するのは分かっているが検索で欲しい結果が出てこないケースも珍しくありません。

せっかく有益な情報が社内wikiに掲載されていたとしても、欲しいタイミングですぐに情報へアクセスすることができなければ、その価値は半減してしまいます。

2.情報が古いままで更新されない

有益な情報が掲載されていたとしても、情報の新鮮さが保たれていなければ、誤った知識をインプットしてしまったり、そもそもその情報が信じられないという事態に陥ります。

社内wiki導入初期は頻繁に更新されていたものの、長年利用していると情報が古く、更新されないままになっていることも多いのではないでしょうか。社内wikiが本当に活用されているのか分からないために、情報を更新する担当者の業務上の優先度も低くなりがちです。

結果として、鮮度の高い情報が掲載されていない社内wikiになってしまうと、社内wiki本来の価値が発揮されず、また閲覧する従業員も減ってしまうなど悪循環となります。

3.情報を作成or転載する時間が取れない

社内wikiをこれから導入するという場合においても、何を掲載すれば良いのか、どのような粒度で掲載すべきか、どこから情報を持ってくれば良いのか、など意外と考えることは少なくありません。

wikiツールとしての環境を構築してみたものの「掲載する情報が上手く設計できない」「情報を記入する時間が取れない」といった問題は必ず発生します。

社内wikiの導入を検討している方は、これらの問題は発生するものとして、上手に情報設計しながら、周囲のサポートが得られるよう工夫すると良いでしょう。

4.wiki記法などの周知・徹底が難しい

社内wikiというだけあって、仕組み自体は「wiki」を利用します。wikiには「wiki記法」と呼ばれる記号などを組み合わせた記入ルールが存在します。

例えば、「見出し記号(行頭で「■・●・▲」の記号を使う)」や、「番号付きリスト(行頭に「+」を使う)」といったようなものです。（利用するwikiによって多少異なる）

しかし、情報の作成・更新などを周囲にお願いする場合、こうしたwiki記法を完璧に遵守してもらうのは現実的にかなりハードルが高いように思います。あくまで情報の作成や情報の鮮度を保つために更新するという目的からそれずに、必要な情報を書いてもらうことに集中してもらう方が、結果として有益な情報が更新され続ける社内wikiになるでしょう。

また誤操作によって大切な情報が削除されてしまうことがないよう、編集権限をあらかじめ設定しておいたり、定期的にバックアップを取ることも重要です。

導入コストがほとんどかからないという理由で社内wikiを用意する企業も少なくありませんが、実際にはご紹介したような課題が存在し、中途半端にしか活用されないという事例が実は多く見られるのです。

社内wikiにまつわる課題を解決する「企業内検索システム」

社内wikiに有益な情報が掲載されていたとしても、欲しいタイミングでそれが探せないという問題はとても勿体無い状況です。また社内wiki導入時に発生する情報を構築（登録）するというコストも勘定しなければなりません。

このような課題に対して、社内wikiのようなWEBサーバはもちろん、それ以外の社内で利用するデータストレージ（ファイルサーバやクラウドストレージなど）を一括で横断的に検索できる「企業内検索システム」がおすすめです。

社内wiki内の検索はもちろん、そのほかのデータストレージも横断的に検索できるため、欲しい情報へとすぐにアクセスすることが可能となります。結果、普段の業務における情報収集にかかる時間を短縮させられるため、従業員の業務効率化に大きく貢献します。

企業内検索システムとは

企業内検索システムとは、企業内に蓄積された様々なデジタルデータを一括して横断的に検索できる仕組みです。

利用する従業員は普段のインターネットと同じように、ブラウザからこの検索システムにアクセスし、検索したいキーワードを入力するだけで、社内のデータストレージから欲しい情報を見つけ出すことが可能となります。

多くの企業で利用するファイルサーバはもちろん、社内ポータルサイトや今回ご紹介する社内wiki（WEBサーバ）も検索対象に設定できるほか、BoxやSharePoint、Dropboxといったクラウドストレージも対象として含めることができ、それらをまとめて検索できます。

企業内検索システムを社内wikiの代用として活用する

すでに社内wikiを導入している場合、それらの情報を効率的に検索できるよう社内検索システムを導入するのも良いでしょう。

また社内wikiの導入を検討している場合、先述したように情報の構築（登録）するコストを予め勘定しなければなりません。

しかし「企業内検索システム」を導入すれば、社員自身で欲しい情報を検索によって自己解決できるため、わざわざ社内wikiを新たに構築する必要すらないかもしれません。もしくは、最低限重要な情報（社内規定など）だけを社内wikiとしてまとめ、それ以外は検索によって自己解決してもらうという発想でも良いでしょう。

いずれにせよ、社内wikiを導入する目的は「情報の共有・ナレッジの共有」です。今回ご紹介したような社内wikiの課題に思い当たる節があるようであれば、検索システムの導入により、有益な情報への効率的なアクセスを従業員自ら行える環境を用意するという選択肢もぜひ頭に入れていただけますと幸いです。

企業内検索システム「Neuron ES」

弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する「Neuron ES」は、累計300ライセンス以上の導入実績を誇る企業内検索システムです。

複数台のファイルサーバの横断検索はもちろん、BoxやSharePoint Online、Dropboxといったクラウドストレージに加え、今回ご紹介したような社内wikiや、社内ポータルサイト（WEBサーバ）といった環境など、様々な企業内のデータストレージを検索対象とすることが可能です。

普段お使いのブラウザから、まるでインターネット検索のように社内の情報を網羅的に検索できるだけでなく、検索結果画面においても、サムネイル・プレビュー・高度な絞り込み・並び替えといった豊富な機能を有しており、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。

また数百TB（容量）・数億件（文書数）といったデータ容量からでも高速なレスポンスを返すことができるため、大容量・大規模といった検索対象も得意としています。

ストレスフリーな社内情報の検索環境を、ぜひこの機会にご検討いただけますと幸いです。無料オンライン操作デモ体験や一定期間の無料トライアルも実施しております。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

まとめ

本記事では、社内wikiの導入目的やよくある課題についてご紹介をいたしました。

社内wikiは、導入コストがほとんどかからない、情報共有がしやすいという意味では大変便利なツールではありますが「情報が膨大になると探しづらい」「情報が更新がされていかない」といったデメリットも存在します。

そのような課題を解決するために「企業内検索システム」を導入することで、社内wikiを含む社内の様々なデータストレージを横断的に検索することができ、効率的な情報収集が可能となります。

社内wikiへの課題や悩みを感じている企業のご担当者の方がいらっしゃいましたら、この機会にぜひ企業内検索システム「Neuron ES」をご検討いただけますと幸いです。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

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