ファイルサーバの移行（リプレイス）課題と検索システムによる部分的解決策

カテゴリ：技術課題・解決法

従来から利用するファイルサーバの経年劣化や容量圧迫により、パフォーマンスが落ちてきているため「ファイルサーバを新しいものに移行（リプレイス）したい」「クラウドストレージへの移行を検討したい」などと考えるご担当者も多いのではないでしょうか。

しかしいざ、新たなサーバやクラウドへの移行を決意しようにも、何から着手すれば良いのか、また移行作業には多くの時間や手間がかかるのではないかといった懸念が多いのもまた事実です。

本記事では、

• ファイルサーバの移行手段
• 各手段におけるファイルサーバ移行のデメリット
• 移行にまつわる課題を別角度から解決する企業内検索

についてご紹介いたします。

ファイルサーバの各種課題を企業内検索システムで解決！

管理ルールを定めても現場で守られない、整理したいが必要なファイルか分からない、別サーバだと上手くファイル共有できない、クラウドに移行するかまだ判断できないなど、ファイルサーバには様々な課題が存在します。これら課題を企業内検索システムの導入でサクッと解決しませんか？

ファイルサーバの移行はなぜ5年？

ファイルサーバのリプレイスは5年を目処に行うとよく耳にしますが、実はこれ、国税庁のが定めた「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」が法的根拠となっています。

国税庁：主な減価償却資産の耐用年数表
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/pdf/2100_01.pdf
※「電子計算機」で検索するとヒットします

しかし実際には、昨今のデジタル化の流れに伴い、データを扱う従業員の増加に加え、高画質な画像や動画など大容量のデータを扱うことも増えていることから、5年を経たずとも当初の想定よりも容量が圧迫しているといった事例も少なくありません。

もしくはファイルサーバの移行を担当する技術者の不在やサーバ移行に使える予算等の不足により、耐用年数の5年を過ぎているものの、騙し騙し使用し続けているという企業も中には存在するでしょう。

パフォーマンスが低下したサーバを使用し続けるデメリット

容量圧迫したサーバを使用し続けることは、サーバのパフォーマンスを下げていることにも繋がります。具体的には、ファイル移動やフォルダを開く際の挙動が遅くなるなどです。

このようにパフォーマンスを落としたファイルサーバを騙し騙し使用し続けることは、結果的にサーバ使用する従業員の業務効率を大きく落とすことになるのです。

またハード面での経年劣化に関しては故障にも繋がり、最悪の場合保存されているデータを全て失うというリスクもはらんでいます。（そのほか災害時のリスク等も考えると、バックアップ用のファイルサーバを別拠点にも持つ、またはクラウドストレージへ移行するのが理想。）

ファイルサーバの移行（リプレイス）手段は大きく二つ

では、ファイルサーバの移行には具体的にどのような手段があるのでしょうか。大きくは以下2つです。

• 1.新しいファイルサーバへの移行（オンプレ→オンプレ）
• 2.クラウドストレージへの移行（オンプレ→クラウド）

1.新しいファイルサーバへの移行（オンプレ→オンプレ）

まずは現在使用するファイルサーバから、新しくより高性能なファイルサーバに移行する方法です。

CPUの処理速度やメモリ容量、そしてHDDの容量など、より高い性能を持つファイルサーバを使用すれば、容量圧迫の悩みが解決できるほか、サーバ操作時のパフォーマンス向上にも期待ができます。

また現行のサーバ性能に問題がなくても、今後容量が圧迫するのを考慮して早めに移行したり、複数のファイルサーバを併用するケースもあります。

※なお昨今の社会情勢や半導体不足などの影響から、ファイルサーバ自体の価格が高騰しつつあるだけでなく、納期に時間を要するといった状況が引き続き続いています。（2022年10月現在）

2.クラウドストレージへ移行する（オンプレ→クラウド）

もう一つの方法は、現行のファイルサーバからBoxやSharePoint Online（SPO）、Dropbox、Googleドライブなどのクラウドストレージへ移行する方法です。

クラウドストレージであれば、利用するデータ容量への柔軟な対応ができるほか、サーバ性能もクラウドストレージ側によって定期的にアップデートされます。またサーバ障害や定期メンテナンスといった保守からも解放されるため、手間という意味では非常に大きなメリットがあります。

ただし、利用容量や利用ユーザー数など各ストレージサービスごとに料金体系は異なるものの、利用料という形でランニングコストがかかるため、場合によってはオンプレミス環境にファイルサーバを新たに立てるよりもトータルのコストが高くなる可能性があります。

また社内の重要な機密情報などを外部のクラウドストレージに保管すべきかどうかといった情報管理の社内方針にも関わるため、現実的に移行するには既存のファイルサーバと併用しながら徐々に移行していく形を取るのが一般的です。

いずれの方法でもデータが分散する可能性が高い

新しいファイルサーバへ移行するにしても、クラウドストレージへ移行するにしても、既存のファイルサーバからスムーズにデータ移行できるとは限りません。

新しいファイルサーバにおいても各データへのアクセス権の再設定が必要ですし、サーバが新しくなったことを従業員へ周知もしなければなりません。また、クラウドストレージであればそれらに加えて操作方法などの説明も必要でしょう。

会社の風土や従業員のリテラシーにもよりますが、これらを一気に行うことは実際現実的ではなく、多くの場合、従来のファイルサーバと移行先のストレージとの併用を行いながら、少しずつ移行していくのが一般的です。

ただしいずれの方法にしてもしばらくの期間、社内において複数のデータストレージが存在することになるので、「どこに保存したかな？」「それぞれ探すのが面倒だ」などといったファイル検索における課題が新たに生じることに繋がります。

複数のストレージ環境を意識することなくデータ検索ができる企業内検索システム

このようなファイル検索という新たな課題を解決するのに非常に有効な手段があります。それが「企業内検索システム」の活用です。

企業内検索システムとは

企業内検索システムとは、企業内に点在する様々なデジタルデータを横断的に検索できる仕組みです。

複数台のファイルサーバの一括検索はもちろん、社内ポータルサイトや社内DB、クラウドストレージまでの範囲を、ブラウザ画面からキーワードを入力するだけで素早く検索が行えるため、業務における情報収集の効率化を図ることができます。

ファイルサーバの移行とは関係なく利用できる

今回はファイルサーバの移行方法やそれぞれの方法における課題をテーマにお話しておりますが、実はこの「企業内検索システム」は、ファイルサーバの移行とは関係なくご利用いただけるものとなっています。

というのも、検索に必要なデータのみをあらかじめ専用サーバに蓄積し、検索のリクエストが発生した際にそこから必要な情報のみを返却（レスポンス）するため、リクエストの度に
ファイルサーバへ負荷をかける心配がないためです。

こうした事前処理のことをクローリングと呼びますが、夜間のみクローリング処理を実行するよう設定を行えば、日中の業務時間におけるファイルサーバの負荷をかけることなく、かつ素早い検索結果を利用者（主に従業員）に返すことができるのです。

またファイルサーバの検索だけでなく、社内ポータルサイト（WEBサーバ）や社内のデータベース、さらにはBoxやSharePoint Online、Dropboxといったクラウドストレージまでをも横断的に検索できる上、そもそもどこに保存されているかを意識する必要すらないため、情報収集を効率化できます。

ファイルサーバの移行と併せて社内提案しやすい理由

もちろんファイルサーバの移行におけるストレージ環境の併用や多様化にはもってこいです。加えて、ファイルサーバの容量圧迫や経年劣化に伴うストレージ移行だけでは、経営側にとっては必要経費ではあると認識されてはいるものの、移行メリットが十分に感じられず、追加での予算申請や稟議を通すのが難しい傾向にあります。

しかし移行のタイミングに併せて「企業内検索システム」の導入をも加えることで、下記のようなメリットを提案することができるようになります。

• 情報収集の効率化により創造的な活動に時間が割けられる
• 過去資料の利活用により無駄作業が発生しにくくなる
• 思わぬ情報の発見によりトラブルやミスの予防、品質改善に繋がる
• ストレスフリーな検索環境を整えることで、従業員の定着に繋がる

など

企業内検索システム「Neuron ES」

弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する「Neuron ES」は、累計300ライセンス以上の導入実績を誇る企業内検索システムです。

複数台のファイルサーバの横断検索はもちろん、BoxやSharePoint Online、Dropboxといったクラウドストレージに加え、社内ポータルサイト（WEBサーバ）や社内DBなど、様々な企業内のデータストレージに対応しています。

普段お使いのブラウザから、まるでインターネット検索のように社内の情報を網羅的に検索できるだけでなく、検索結果画面においても、サムネイル・プレビュー・高度な絞り込み・並び替えといった豊富な機能を有しており、誰でも簡単に操作できるのが特徴です。

また数百TB（容量）・数億件（文書数）といったデータ容量からでも高速なレスポンスを返すことができるため、大容量・大規模といった検索対象も得意としています。

ストレスフリーな社内情報の検索環境を、ファイルサーバの移行検討と併せてご検討いただけますと幸いです。無料オンライン操作デモ体験や一定期間の無料トライアルも実施しております。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

まとめ

さて今回はファイルサーバ移行方法と各方法における課題についてご紹介しました。

移行におけるコストや人的な工数、そして運用面でのメリット・デメリットなどを考えながら、自社にマッチした方法で移行を行いましょう。また耐用年数を超えた使用を行っている場合は、早急に移行などの対応を取ることをおすすめします。

そして、現行のファイルサーバと新しいストレージ環境の併用による検索性の低下を解決する方法として「企業内検索システム」についても併せてご検討いただけますと幸いです。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

ファイルサーバの各種課題を企業内検索システムで解決！

管理ルールを定めても現場で守られない、整理したいが必要なファイルか分からない、別サーバだと上手くファイル共有できない、クラウドに移行するかまだ判断できないなど、ファイルサーバには様々な課題が存在します。これら課題を企業内検索システムの導入でサクッと解決しませんか？

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