Notes/Dominoの検索性を向上させる企業内検索システムとは

カテゴリ：技術課題・解決法

HCL社（印）が提供する「Notes/Domino」は、データベースやメール、スケジュール管理など、今や企業内での情報共有に欠かせない「グループウェア」の先駆けとしてリリースされた製品です。近年様々なグループウェアが登場していますが、従来より「Notes/Domino」を利用する企業も少なくありません。

一方で、企業内のデータストレージが多様化する中（ファイルサーバーやクラウドストレージ等）、このNotes/Dominoに保管されたデータの活用や効率的な検索に悩まれている方もいることと思います。

そこで今回は、グループウェアの先駆者的存在である「Notes/Domino」を含む、横断検索・全文検索に対応する企業内検索システム「Neuron ES」をご紹介させていただきます。

Notes/Dominoとは

Notes/Dominoは、文書共有や電子メール、カレンダー/スケジュール機能、掲示板などの業務に必要な機能を搭載した、HCL社（印）が提供するグループウェア製品です。

Notesとだけ表現されたり、Notes/Dominoとセットで呼ばれるケースもありますが、クライアントソフトである「Notes」と組み合わせて利用するサーバのことを「Domino」と言い、Notesと合わせたアプリケーションプラットフォーム全体を「Notes/Domino」と呼びます。

Notes/Dominoは、もともとLotus Development社の「Lotus Notes」「Lotus Domino」という製品でした。1995年のIBM社による同社買収後もしばらくは「Lotus」の名称でブランド展開されていましたが、2013年「IBM Notes/Domino」へと名称を変更。

その後、2019年にHCL社に事業売却され、以降は「HCL Notes/Domino」と称されています。2021年には、V12がリリース され、現在に至ります。

Notes/Dominoの検索課題

Notes/Dominoを長く利用している企業の中には、データストレージに保管されているファイルの検索に課題を感じている方もいることでしょう。

例えば、Notes/Dominoの検索課題として

• 古くから利用しているのでNote内が整理されていない
• 整理されていない＆データ量も膨大なので検索に時間がかかる
• データストレージの多様化で社内の情報が効率的に検索できない
• 全文検索をするには索引の作成が必要

といったものが挙げられます。

それぞれどういった課題か詳しく見ていきましょう。

1.古くから利用しているのでNote内が整理されていない

前述のとおり、Notes/Dominoは1995年より運用がスタートしたグループウェアの先駆け的な存在です。

その当時からNotes/Dominoを利用している企業の場合、当初は明確なルールが存在せず、社員が好き勝手にファイルを保存していたこともあり、現在ではファイル探しが困難なほどNotes内が整理されていないといった企業も珍しくありません。

2.整理されていない＆データ量も膨大なので検索に時間がかかる

上記のようにNotes/Dominoを整理していない状況に加え、年月の経過に伴いファイルやメールのデータ量も膨大化したために、検索に時間がかかってしまっているといった事例もあります。

3.データストレージの多様化で社内の情報が効率的に検索できない

Notes/Dominoに限った話ではありませんが、近年、SharePoint OnlineやBox、Dropboxといったクラウドストレージが登場しています。

企業によっては、ファイルサーバやNotes/Dominoなどと併用しながら、これらクラウドストレージを利用するなど、社内に蓄積された様々な電子データがあらゆる場所に点在し、効率的に探せないといった課題を抱えているケースもあります。

4.全文検索をするには索引の作成が必要

Notes/Dominoアプリケーションでは、全文索引を作成することで、素早く正確に文書の検索ができるようになります。また検索の絞り込みや拡張、結果をソートしたりすることも可能です。

ただし、索引を作成するにはアプリケーションに対し、設計者以上のアクセス権限が必要となります。また、大規模なアプリケーションの全文検索を作成するには、事前にスペース（アプリケーション自体の10〜20％）が必要となります。

このように今回ご紹介する「Notes/Domino」の検索性には、様々な課題が存在するのです。

Notes/Domino内を高速検索する企業内検索システム

Notes/Dominoに保管されている資料やデータを探したいものの、検索に時間がかかったり、目的のファイルがすぐに見つけられないなど、検索性に不満を感じている方もいるでしょう。

そのような方にぜひ試していただきたいのが「企業内検索システム」です。

企業内検索システムとは

「企業内検索システム」とは、ファイルサーバーや社内ポータルサイト、そして今回ご紹介する「Notes/Domino」といったオンプレミスの環境から、昨今登場するクラウドストレージまでを横断的に一括でファイル検索できるシステムです。

その特長として、数百TB規模の容量や数億件の文書ファイル数といった、大規模かつ大容量のデータでも、スピーディに横断検索を実現し、目的の資料やデータに辿り着くことができます。一言で表現をすると、社内版のGoogleやYahoo!とも言えるでしょう。

企業内検索システム「Neuron ES」

企業内検索システムの中でも、弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する「Neuron ES」はNotes/Dominoの全文検索にも対応し、多くの企業への導入実績も豊富な製品です。

大規模・大容量の検索対象であっても、スピーディな検索結果を表示するだけでなく、直感的に操作できるインターフェース（UI）を兼ね備えているのが特長です。

Notes/Domino内に保存されたファイルの全文検索にも対応

「Neuron ES」であれば、Notes/Domino内に保存された資料やデータのファイル名だけでなく、中身のテキスト全てを対象とした「全文検索」が行えます。

ファイル内にほんのわずかに登場するキーワードであっても、検索でヒットするため、断片的に記憶していた資料内のキーワードから検索することはもちろん、存在すら知らなかった情報を新たに発見できるといった恩恵も受けられます。

Notes/Dominoの全文検索によって、過去の資料やデータの利活用や過去の不具合事例の参照といった、ナレッジの発見にも寄与します。

Notes/Dominoに設定されたアクセス権もそのまま

企業の情報システム部門など、管理者が気になるポイントとしては、従業員によっては検索に表示させたくない、機密文書などのアクセス権ではないでしょうか。

「Neuron ES」は、Notes/Dominoに設定されたアクセス権限を継承した検索結果を返却するため、部署ごとや役職などアクセス権のないファイルは検索結果として表示がされないようになっているため安心です。

Notes/Notes DBの検索を効率化した導入事例

さて実際に「Neruron ES」の導入によって、Notes/Notes DBの検索課題を解決できた各社・団体の事例をご紹介します。

日軽情報システム株式会社様

日軽情報システム株式会社では、社内の情報共有施策として、社内にある無数のドキュメントに対し、ファイルサーバおよびNotesDBを横断検索できる「Neuron ES」を導入しました。全社員へ公開し、社内情報を探すための時間削減に寄与しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#nikkeikin

能美防災株式会社様

能美防災株式会社では、社内の研究開発部門において、NotesDBや一太郎ファイルを含めた社内文書の検索性向上のために「Neuron ES」を導入しました。

これにより「Neuron ES」で研究開発業務における社内情報の有効活用を実現しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#nohmi

まとめ

さて本記事では、グループウェアの先駆け的な存在「Notes/Domino」についての概要とその検索課題、そして「Notes/Domino」の検索性を向上させる企業内検索システム「Neuron ES」をご紹介しました。

従来からNotes/Dominoを利用してきた企業の中には、今さら古いファイルの整理に手がつけられない、肥大化・多様化したデータストレージの中から欲しいファイルを探し出すことが難しくなっているといったケースがございます。

そのような状況を脱却するために、ぜひ弊社の企業内検索システム「Neuron ES」をご検討いただけますと幸いです。

企業内検索システム「Neuron ES」についての詳細はこちら

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