ファイルサーバの統合・整理が困難な理由と具体的解決策

カテゴリ：技術課題・解決法

古くから企業において様々なデータや資料の保管場所として利用されてきたファイルサーバですが、年々データの種類やデータ量が増加し膨大になってくる、あるいはクラウドストレージといった新しい保管場所が登場するなど、こうした状況に頭を抱える担当者も少なくありません。

いざ実際にファイルサーバの整理・統合を検討しようとも、各データや資料の重要度が分からず、似たようなファイルを思うように削除できなかったり、正しいディレクトリへの振り分けが困難だったりもするでしょう。

そこで今回は、企業においてファイルサーバの整理や統合が難しい理由と具体的な解決策をご紹介いたします。

社内の情報管理・整理における参考となれば幸いです。ぜひ最後までご覧ください。

> ファイルサーバの統合・整理を行わなくても欲しい情報を一発検索！エンタープライズサーチのご紹介

ファイルサーバの各種課題を企業内検索システムで解決！

管理ルールを定めても現場で守られない、整理したいが必要なファイルか分からない、別サーバだと上手くファイル共有できない、クラウドに移行するかまだ判断できないなど、ファイルサーバには様々な課題が存在します。これら課題を企業内検索システムの導入でサクッと解決しませんか？

ファイルサーバの統合・整理が困難な理由

そもそも企業においてファイルサーバの統合や整理が必要となる状況として、下記のようなケースが考えられます。

• 1. ファイルが増えすぎて検索に時間がかかる
• 2. ファイルサーバのディスク容量が不足する
• 3. セキュリティを改める必要がある

これらの課題の中でも、情報を管理する担当者として特に悩ましいのは「1. ファイルが増えすぎて検索に時間がかかる」ではないでしょうか。

その理由として、
・運用ルールが守られず不明なファイルやフォルダが作成されてしまう
・上記が原因で本物のファイルが分からなくなる
・社内の事業が多様化し、階層構造が徐々に複雑になっていく
・データ量の増加により、複数台以上のファイルサーバが稼働している
・社員の休職や退職により、必要なファイルかどうかの判断ができない
などが挙げられ、社員への運用ルールの徹底が難しいからに他なりません。

またそもそも存在する運用ルールが現場の実態に合っていなかったり、新たに入社する社員にまでしっかりと周知されていないなど、情報管理部門だけではどうにもならない側面もあるでしょう。

クラウドストレージの普及も情報収集の難しさに拍車をかける

そしてさらに頭を悩ませるのは、近年普及するSharePoint OnlineやBox、Google Driveなどのクラウドストレージの存在です。

容量の拡張性やサーバやストレージ機器などのメンテナンスも不要なことから、こうしたクラウドストレージの活用は一見非常に便利なものです。一方で従来から利用するファイルサーバとどう共存させながら、利用する社員の業務効率を損なわず運用していくべきか悩ましい部分でもあるでしょう。

本来であればファイルサーバの統合や整理によって、こうした課題への負担を少しでも解消しながら運用したり、あるいは整理した上でクラウドストレージへの移行を検討するのが理想です。

しかし、先ほどもお伝えしたようにファイルの整理が困難であることや、1つのクラウドストレージに会社のあらゆるデータを全て預けるのは危険だという意見も考慮しなければなりません。

また利用するクラウドストレージによっては検索機能が十分でなく、欲しいデータや資料が思うようにヒットしない、あるいは文書ファイル中の全ての文章から検索することができない（全文検索に対応していない）などの検索精度の問題も抱えています。

では具体的に、どのような解決方法があるのでしょうか。

ファイルサーバの統合・整理をせずに企業内検索システムで解決する

こうしたファイルサーバの統合や整理に紐づく課題に対して、解決策として提案したいのが、エンタープライズサーチ（企業内検索システム）の導入です。

エンタープライズサーチとは、企業内の様々なデータや資料の保管場所を意識することなく、一括で横断検索が可能となる検索エンジンのこと。利用者は普段インターネットで「Yahoo!／Google」を利用するような感覚で、企業内にある膨大なデジタルデータから欲しい情報を瞬時に見つけ出すことができるようになります。

複数台のファイルサーバはもちろん、SharePoint OnlineやBoxなどのクラウドストレージ、他にも社内ポータルサイトやデータベース、WEBサーバなどをまたいで検索できるのが特徴です。

（参考記事）エンタープライズサーチとは？主な機能や導入メリット・活用事例を解説

社員は情報収集に多くの時間をかけている

弊社が独自に行ったアンケート調査では、一般的な会社員が普段の業務において「情報収集」に最も多くの時間を費やしていることが判明しました。

また同調査で、社内情報の管理・共有システムの利⽤数を尋ねたところ、約60%もの方が2つ以上と回答しており、実際に複数以上のストレージシステム、あるいはストレージサービスを利用していることが明らかとなりました。

※実際に利用するストレージサービスなど、さらに詳細なアンケート結果はこちらからダウンロード可能です。

こうした現状を解決するために、本来であればファイルサーバの統合や整理、運用ルールの徹底が一つの解決策ではありますが、先ほどお伝えしたように決して簡単なことではありません。

エンタープライズサーチの導入であれば、現状の運用ルールを変える必要もなく、今まで通りの運用で情報収集する社員の業務効率を向上させることに期待が持てます。

また社員の生産性向上だけでなく、社内のナレッジ共有にも一部効果を発揮します。

• 検索結果において当該ファイルの最終更新者の表示
• 検索時の検索語句の補完機能
• 類似文書のサジェスト

などの機能によって「この内容については◯◯さんが詳しそう」「こんな資料あったんだ」といった新たな発見にも繋がるからです。

エンタープライズサーチの導入メリットや仕組みについては、下記記事にてさらに詳しく解説しています。ご興味ございましたらぜひご覧ください。

> エンタープライズサーチとは？主な機能や導入メリット・活用事例を解説

エンタープライズサーチはファイルサーバの統合・整理にも役立つ

もう一つ申し上げたいのは、エンタープライズサーチは実はファイルサーバの統合や整理にも役立つという点です。

というのも、エンタープライズサーチは利用者の検索履歴をログとして収集できるため、社内でよく利用されているフォルダや文書から優先的に統合や整理を開始することが可能です。

他にも、よく検索されている語句を把握することでも、同様に優先度を上げて統合や整理を行うといった活用も想定できます。

まとめ

さて今回はファイルサーバの統合・整理が難しい理由と、それによる情報収集に時間がかかる課題に対する解決策としてエンタープライズサーチ（企業内検索システム）をご紹介いたしました。

今後も増え続けるデータ量を考慮すると、ファイルサーバの統合や整理、あるいはクラウドストレージへの移行もそろそろ検討したいところですが、現時点では様々なサービスが登場するなど過渡期でもあります。

従来から利用するファイルサーバに眠る貴重なデータを上手に活用するためにも、今回の記事を参考にしていただければ幸いです。

> ファイルサーバの統合・整理を行わなくても欲しい情報を一発検索！エンタープライズサーチのご紹介

ファイルサーバの各種課題を企業内検索システムで解決！

管理ルールを定めても現場で守られない、整理したいが必要なファイルか分からない、別サーバだと上手くファイル共有できない、クラウドに移行するかまだ判断できないなど、ファイルサーバには様々な課題が存在します。これら課題を企業内検索システムの導入でサクッと解決しませんか？

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