社内ポータルサイトの活用をワンランク上に導く企業内検索エンジンとは？

カテゴリ：技術課題・解決法

社内の様々な情報を集約するために、社内ポータルサイトを活用している企業は多いと思います。しかし中には、情報が検索しづらかったり、社内での利用習慣が定着しなかったりして、うまく活用されていないケースもあるようです。

そこで今回は、社内ポータルサイトのよくある課題について詳しく解説するとともに、社内ポータルサイトの課題を解決する「企業内検索エンジン」についてもご紹介していきます。

【セミナー動画無料配信】パナソニックグループの社内ポータルDX事例

ワークスタイルが多様化した昨今、社内ポータルは迅速な情報共有を図る重要な役割を担っています。ですが、社内ポータルで社内情報を探したくても見つからないという経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。

本動画は、パナソニックグループにおける社内ポータルの検索性を上げて「欲しい情報がすぐわかる」を実現した、社内ポータル改革の取り組みについてご紹介したセミナーの内容を動画にしたものです。無料にてご視聴いただけます。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、従業員向けの様々な情報を集約したサイトのことです。特に従業員数が多い企業では、情報の伝達をよりスムーズに行うため、自社の理解をより深めるためといった目的に社内ポータルサイトを設ける場合が多いです。

また社内ポータルサイトは企業内に一つとは限らず、グループ企業ごとや拠点ごと、あるいはコンテンツの内容や目的別などで存在するケースも少なくなく、その多くは企業内のイントラネットに構築されます。

【社内ポータルサイトのコンテンツ例】

• 業務に必要な情報を集約したトップページ
• 会社内でお知らせしたいニュース等の情報
• 経営陣の活動報告やブログなどの情報
• 社内の部活動（スポーツチームなど）の活動報告・結果等
• CSR活動・SDGsなどへの取り組み等の情報
• その他従業員向けのイベントや福利厚生などの情報

社内ポータルサイトは上手く活用しないともったいない

社内ポータルサイトの特長は、利用対象者が社内の従業員に限定されている点にあります。企業によっては、従業員が普段利用するブラウザのホームページ（トップ画面）に設定されており、従業員が頻繁にチェックする場となっている例もあり、上手く活用すれば有益な情報をスムーズに共有することができます。

一方でデメリットも存在します。例えば、サイトが複雑で情報が見つけづらい、最新の情報が掲載されていないなどです。情報を検索しやすい状態に整えておく、情報の更新を頻繁に行うなどの対策をしておかなければ、従業員から「アクセスの必要性」すら感じてもらえなくなるでしょう。

せっかくコストをかけてサイトを構築したのに、利用者が少なければ「情報の集約・共有」といった本来の目的が果たせません。社内ポータルサイトは運用や従業員による活用までを見据えて作成しなければならないのです。

社内ポータルサイトによくある課題

ではもう少し具体的に、社内ポータルサイトにおけるよくある課題についてご紹介します。従業員はどのような部分に不便さを感じているのでしょうか。

• 機能や画面が複雑で使い方が良く分からない
• 有益な情報があってもサイト内に埋もれてしまう
• サイトが複数以上存在し情報が分散している

機能や画面が複雑で使い方が良く分からない

まず、社内ポータルサイトの課題としてよく挙げられるのが「機能や画面が複雑で使い方が分からない」といった声です。

社内ポータルサイトを企画・制作する場合、ウェブ制作会社などが入るケースも多いですが、余計な機能や斬新すぎるデザインが取り入れられていたり、あるいは本来目立たせるべき情報が目立っていなかったりと、多くの従業員が使いやすいサイトの設計とは程遠いものとなっている可能性があります。

また、制作を委託する社内の担当部署のさじ加減で、こうしたサイトのコンセプトや方向性が決定するケースも多く、社内ポータルサイトに求める目的が実際の従業員のニーズとそもそも合致していないなどの悲劇もあるようです。

有益な情報があってもサイト内に埋もれてしまう

社内ポータルサイト内にいくら有益な情報が存在していたとしても、そうした情報が簡単に見つからなければ意味がありません。せっかくブラウザのホームページに設定されていたとしても、単なるリンク集となっているだけでは、非常に勿体ないのです。

サイト内の情報が綺麗に整理されていたり、有効な検索機能が備わっていることが重要です。

サイトが複数以上存在し情報が分散している

規模の大きな企業やグループ会社が複数あるような企業の場合、社内ポータルサイトも複数存在するケースも少なくありません。

仮にサイトが分散する場合「どこに何の情報があるか分かりづらい」「サイトごとに情報を取りに行かなければならない」など、情報収集が非常に手間となります。

欲しい情報へ素早くアクセスしたり、有益な情報を発見するためには、それらを横断的に検索する仕組みが必要となるでしょう。

社内ポータルサイトの検索課題を解決する企業内検索システムとは

社内ポータルサイトの検索性を高めるために、機能として取り入れたいのが「検索エンジン」です。しかし、一般的な検索エンジンでは単にサイト内の検索だけに留まってしまいます。

そこでおすすめしたいのが「企業内検索システム」です。

企業内検索システムは、社内ポータルサイト内の検索エンジンとしての利用はもちろん、複数のサイトをまたいだ横断的な検索、さらには社内に存在するポータルサイト以外のデータストレージ（ファイルサーバやクラウドストレージなど）も含めた横断的な検索をも実現する社内版の検索エンジンです。

まるで普段インターネット検索をするかのように、企業内の膨大な情報（ファイル・データ）を一括で高速に検索できるため、情報収集を効率化させることができます。

また、検索によって思わぬ資料の発見にも繋がるため、新たなナレッジの発見・共有といった効果が生み出せます。

企業内検索システムで社内ポータルサイトをより価値の高いものに

企業によっては、従業員が利用するブラウザのホームページが社内ポータルサイトであるというケースも珍しくありません。

そうした普段馴染みのある場所から、社内のあらゆる資料・データの検索ができるとなると、従業員にとってはよりポータルサイトの利用価値が上がるだけでなく、実際に検索システムの利用頻度も高くなるでしょう。

社内において検索システムの利用が進むことで、従業員の業務効率化に期待ができるほか、社内ナレッジへのアクセスも盛んとなり、業務の平準化や事前予習によるトラブルやミスの防止、あるいは新しい価値の創出など、思わぬ結果をもたらすきっかけとなるかもしれません。

単に社内ポータルサイト内の検索性を高めるという発想ではなく、社内ポータルサイトから社内の情報を網羅的に検索できる仕組みが「企業内検索システム」によって提供できるのです。

社内ポータルサイトの検索課題を解決した事例

ここからは、弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する企業内検索システム「Neuron ES」の導入によって、社内ポータルサイトの検索課題を解決した各社の事例をご紹介します。

パナソニックグループ様

パナソニックグループでは、全社共通の社内ポータルサイトの検索システムとして企業内検索エンジン「Neuron ES」を導入。様々なところに分散していた社内情報が、横断的に検索できるようになり、業務効率化を実現しました。

欲しい情報にたどり着くまでの時間短縮はもちろん、新たなナレッジの発見にも貢献しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#panasonic

カシオ計算機株式会社様

カシオ計算機株式会社では、社員の利便性を追求するため、2018年10月より企業内検索エンジン「Neuron ES」を導入しています。

導入前、数万ページにまで膨れ上がっていた社内ポータルサイトは、「検索がしづらい」「欲しい情報にたどり着くのが困難」といった意見が上がっていました。しかし「企業内検索エンジン」を導入したことにより、検索精度が向上し、検索時間が従来の5％程度にまで削減。

さらに、1日あたりの検索回数も、導入前と比べて1.2倍に増加するなど、従業員の間でも「有用なツール」として認識されるようになりました。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#casio

株式会社NTTデータ様

株式会社NTTデータでは、膨大な情報が蓄積された社内ポータルサイトについて、従業員から「情報の検索がしづらい」「検索結果の精度を向上してほしい」との声が多数挙がっていました。

こうした要望を受け、数万人の従業員が利用するポータルサイトのサーチエンジンを企業内検索エンジン「Neuron ES」へ刷新。その結果、社員の検索サービスへの期待度が高まっただけでなく、エンジンに対する信頼度も向上し、検索数が1.4倍に増加しました。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#nttdata

キオクシア株式会社様

キオクシア株式会社では、ファイルサーバに保管された各ファイルや社内ポータルサイトの情報の横断的な検索を目的に企業内検索エンジン「Neuron ES」を導入。一括して必要な情報が探せるようになり業務効率化にも繋がりました。

今後は、検索対象を増やすなどの機能拡充も予定しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#kioxia

北陸通信ネットワーク株式会社様

北信通信ネットワーク株式会社では、過去の事例や履歴といった社内情報をスピーディに検索するため、企業内検索エンジン「Neuron ES」を導入しました。横断的かつ高速な検索により、必要な情報をスムーズに探し出せるようになり、サービスの向上にも繋がっているようです。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#htnet

東急不動産SCマネジメント株式会社様

東急不動産SCマネジメント株式会社では、社内ポータルサイトとして利用している「SharePoint Online」の検索性を高めるためのツールとして企業内検索エンジン「Neuron ES」を採用。社内ポータルサイト内に検索窓を設置し、従業員がシームレスに検索できるような工夫も実施しました。

今回の導入は「SharePoint Online」のみの導入でしたが、今後は社内全体のサイトに企業内検索エンジンを導入することも検討しています。

https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#tokyuland-scm

まとめ

さて今回は、社内ポータルサイトのよくある課題と社内ポータルサイトの検索性を高める「企業内検索システム」についてご紹介しました。

社内ポータルサイトは、活用次第では、従業員への情報の周知が迅速にできたり、有益な情報を蓄積できるといったメリットがありますが、サイトの機能や設計によっては情報の検索性が低くなってしまうといったデメリットも存在します。

こうした課題を解決するために、社内ポータルサイトを含めた社内の様々なデータストレージを一括して横断的に検索できる「企業内検索システム」の導入がおすすめです。あらゆる社内情報を効率的に収集することができるため、情報収集における効率化や新たなナレッジの発見・共有にも繋がります。

「社内ポータルサイトはあるが従業員にあまり活用されていない」「もっと効率的に社内のデータを検索できるようにしたい」といった悩みをお持ちの方は、ぜひこの機会に「企業内検索システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

【セミナー動画無料配信】パナソニックグループの社内ポータルDX事例

ワークスタイルが多様化した昨今、社内ポータルは迅速な情報共有を図る重要な役割を担っています。ですが、社内ポータルで社内情報を探したくても見つからないという経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。

本動画は、パナソニックグループにおける社内ポータルの検索性を上げて「欲しい情報がすぐわかる」を実現した、社内ポータル改革の取り組みについてご紹介したセミナーの内容を動画にしたものです。無料にてご視聴いただけます。

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