業務の効率化にファイル検索システムの導入をおすすめする理由

カテゴリ：エンタープライズサーチ

業務において資料やデータを探す際に「もっと効率的に検索できないだろうか…」と考えたことはありませんか？

実際よく聞く”ファイル検索”のお悩みとして、以下のような課題を感じている方も多いようです。

・ファイルサーバの検索が遅い
・ファイルがどこに存在しているか分からない
・欲しいタイミングですぐに探せない
・類似するファイルが多く、どれが最新か分からない
・資料の内容について誰に質問すれば良いか分からない
・そもそもなんて検索すれば良いか分からない

しかし意外にも、こうした検索における課題を解決するための「ファイル検索システム」を導入していない企業も少なくありません。

そこで本記事では、

• ファイル検索システムとはどのようなものか
• 導入が進んでいない背景
• 導入メリット
• 活用事例

などについて詳しくご紹介いたします。

エンタープライズサーチ「Neuron ES」紹介動画

エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、企業内に点在する資料やデータの保存場所を意識することなく、素早く欲しいファイルが検索できる企業内検索システムです。本動画は「Neuron ES」の概要や各機能紹介、導入効果をご紹介する「Neuron ES」をクイックにご理解いただけるコンテンツです。ぜひご視聴くださいませ。

ファイル検索システムとは？

まずは改めて「ファイル検索システム」とはどのようなものか、詳しく解説します。

ファイル検索システムとは、文字通りファイル検索を効率化させるための機能またはその仕組みのことを指します。

しかしその意味は広く、自身のPC（ローカルPC）内の検索を効率化させるだけのものもあれば、社内で利用するファイルサーバの検索や、そのほかクラウドストレージや業務システムといった様々なサービスやシステムを含め、横断的なファイル検索を実現するものまで、大小さまざまなものが存在します。

▼ファイル検索システムの例
• 1. 自身のPC（ローカルPC）の検索を効率化させるソフトウェア
• 2. ファイルサーバ内の検索を効率化させるシステム
• 3. ファイルサーバやクラウドストレージなどを横断的に検索できる検索システム
• 4. 業務システムなども含めて、社内の情報を網羅的に検索できる総合的な検索システム

特にファイルサーバ内の検索や、そのほかクラウドストレージや業務システムなども含めた横断的・網羅的な検索システムの導入は、日常の業務効率化によるムダ時間の削減だけでなく、今まで存在すら知らなかった資料やデータの発見といった従業員全体のナレッジ共有・ナレッジ向上にも役立つと言われています。

※なお本記事では以降、上記2〜4の検索システムを対象とした内容をご紹介いたします。

ファイル検索システムの導入が進んでいない背景

若い世代含め、普段からインターネットに慣れている方からすると、社内の情報をスムーズに検索できないこと自体に疑問やストレスを感じているケースも少なくありません。

しかしこうしたファイル検索システムが、多くの企業で導入があまり進んでいないのはなぜでしょうか。

導入コストなど、いくつか理由はあると思いますが、もっとも大きな理由は「ファイル検索システム」そのものの存在が知られていないことにあると思っています。

企業向けのファイル検索システム「Neuron ES」を開発・提供する私たちですが、展示会などに出展させていただくと、多くの方から「そんな便利なシステムがあるんですね」と言っていただけることが多々あります。（感覚的にはお話する方の9割ほどはご存知ない）

探したい資料やデータがある場合、自身で利用するPCのオペレーティングシステムに搭載されたファイル検索機能（エクスプローラやFinderの右上にある検索バーなど）を使ってこれまで検索していた、あるいはそうした検索で見つからなければ、人に聞くなどしていた、という方がほとんどで、ファイルサーバやクラウドストレージなどを横断的に一括で検索できるシステムが世の中に存在するということ自体知りませんでしたと言っていただけます。

今後はこうした便利なファイル検索システムが世の中にあるということを、いかに知っていただくかのが私たちの当面の課題です。

さて本題に戻りまして、ファイル検索システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。機能的なメリットとそれによって受けられる業務上のメリットそれぞれに分けてご紹介いたします。

ファイル検索システムを導入する機能的なメリット

まずはファイル検索システムを導入することでの、機能的なメリットをご紹介します。
システムを導入することによって、どのようなことができるようになるのでしょうか。

• 1.企業内の様々なストレージを横断的に一括で検索できる
• 2.検索の処理が高速
• 3.目的の資料かどうか一目で分かる
• 4.絞り込み検索など高機能な検索が可能となる
• 5.情報を漏れなく探すことができる（全文検索）

1.企業内の様々なストレージを横断的に一括で検索できる

まずは先述している通り、ファイル検索システムは、ファイルサーバやWEBサーバ、データベースといったオンプレミスの環境だけでなく、昨今利用が増加するBoxやSharePoint Online、DropboxやGoogleドライブといったクラウドストレージなど、企業内の様々なデータストレージを横断的に検索することができます。

通常探したいファイルがある場合、データが保存されているフォルダを記憶から辿っていくか、各ストレージの検索機能を利用するケースが大半です。

よく利用するファイルに関しては、記憶も残っており、さほど困らないかもしれませんが、たまにしか利用しないファイルを探す際や、そもそも社内での存在を確認したいファイルを検索する場合などは、どこにあるか分からないため、検索システムを利用せずに見つけるのはかなり非現実的です。

ファイル検索システムを導入すれば、ストレージの種類を問わずに一括で検索可能なため、ストレージごとに個別にファイルを検索する手間もなく、欲しい情報をすぐに見つけることが可能です。

検索対象のファイル種別も幅広く、Excel・Word・PowerpointなどのOffice系のファイルや、PDFファイル・CSVなどのテキストデータ、CAD・画像・動画ファイルまで、様々なファイルに対応しています。

2.検索の処理が高速

横断的な検索が実現できても検索に時間がかかればあまり意味がありません。弊社が提供するファイル検索システム「Neuron ES」なら、たとえ大規模・大容量のデータ規模であっても、かつ横断検索するストレージが複数存在していても、欲しい情報へとすぐに辿り着くことが可能です。

その仕組みは、各ストレージに存在するデータから検索に必要な情報だけを事前に自動取得し、検索用の専用サーバへそのデータを蓄積、検索のリクエストがあった際にその蓄積したデータから返答するといったものです。（クローリング処理やインデックス生成と呼ぶ）

ファイルサーバの検索機能を使う場合、、検索のリクエストを送信した際に直接ファイルサーバのデータを取得しにいくため、余計な情報まで取得してしまうため、検索にとても時間がかかります。また多くの従業員が同じタイミングでリクエストすれば、サーバへの負荷も高まります。

「Neuron ES」のようなファイル検索システムを利用すれば、あらかじめ夜間などに収集しておいた検索に必要なデータから検索結果を返すため、大規模・大容量であっても高速に検索結果を返すことができるのです。

3.目的の資料かどうか一目で分かる

ファイル検索システムを導入すれば、検索した後の「検索結果」において探したい情報かどうかを一目で見分けることができます。

通常ファイルサーバなどを検索する場合、検索結果にてファイル名までは表示されるものの、その中身やイメージは、ファイルを開くまで確認することができません。そのため、ファイル名が類似していたり、ファイル名だけでは中身の判断がつかない場合、いちいちファイルを開いて確認しなければなりませんでした。（地味にこれが手間だったり…）

しかしファイル検索システム「Neuron ES」では、検索結果にてファイルの中身が確認できるサムネイル画像を表示したり、冒頭400文字までのテキストデータが表示されるなどの機能が備わっています。

ファイルを開かなくてもその場で中身が確認できるため、目的のファイルにすぐに辿り着くことが可能です。またプレビュー機能を利用すれば、その場で素早くPDF生成も行ってくれるため、検索キーワードが含まれているページをすぐに表示したり、資料内の一部テキストをコピーするなどといった作業も元ファイルを開かずとも可能となります。

4.絞り込み検索など高機能な検索が可能となる

検索結果において候補が多く表示されてしまう場合、特定のストレージやフォルダ、ファイル種別などに絞って検索できます。

▼絞り込み検索の例
• 特定のストレージ（ファイルサーバAのみ、クラウドストレージBのみなど）
• 特定のフォルダ（ファイルサーバA内のCというフォルダのみ など）
• ファイル種別（PDFのみ、パワーポイントのみ など）
• ファイルの最終更新者
• ファイル容量（〜1MB、〜10MBなど）
• ファイルの最終更新日（2日以内、期間指定 など）

さらに検索結果においての表示順も、関連度順（キーワードの含有率の高さ）や新しい順、人気順（ほかの従業員からよく探されている）などの並べ替えもできるため、目的のファイルをすぐに見つけ出すことが可能です。

5.情報を漏れなく探すことができる（全文検索）

最後は、全文検索機能を有するファイル検索システムを利用すれば、情報を漏れなく探すことができる点です。

「Neuron ES」を含む一部のファイル検索システムでは、ファイルの中身すべてから検索できる全文検索と呼ばれる機能が備わっています。例えば、1万文字を超えるような容量の大きなファイル内の下の方に記載されたキーワードでも、全文検索に対応する検索システムを利用すれば、検索結果に表示させることが可能です。

たまにしか利用しないような資料（社内規定の確認・過去の不具合事例など）を検索したり、新たな情報を発見したい（ナレッジのインプット）場面などで大いに役立ちます。（=資料内のすべてから検索できるため）

また全文検索機能を有しているにも関わらず、検索に引っ掛かってこなければ、対象とするストレージ内に目ぼしい情報は存在しないと検索をその場で諦められる（次の行動へ移せる）といった利用にも繋がります。

検索ひとつでも、私たちの普段の業務に様々なメリットを与えてくれるというのが、ご理解いただけたかと思います。

続いて、もう少し私たちの業務を俯瞰して見たときに、これらの機能が業務上どのようなメリットを生み出しているか確認してみましょう。

ファイル検索システムを導入する業務上のメリット

ファイル検索システムを使えば、普段のファイル検索が便利になるのは間違いありませんが、業務全体を俯瞰して見た場合に、私たちにとってどのような効果を生み出すのでしょうか。いくつかご紹介します。

• 1.検索業務の効率化を実現できる
• 2.従業員全体のナレッジ向上に繋がる
• 3.ベテラン社員の負担減＆新入社員の自己解決力向上
• 4.トラブルの防止による製品・サービスの品質向上

1.検索業務の効率化に繋がる

まずは言わずもがな、探したいファイルをすぐに見つけられるため、検索が必要な場面での業務の効率化を実現できます。高速な検索結果だけでなく、社内のストレージを横断的に検索できることで、検索にかけるムダ時間を大きく削減できます。

資料内の一部テキストを流用（コピー）するなど、作業内容によっては元ファイルを開くことなく業務を遂行できるため、全体を通してシームレスな作業が可能です。

2.従業員全体のナレッジ向上に繋がる

探したいファイルが明確に決まっていない場合でも「社内に○○について書かれた資料はないかな？」といった疑問を投げかけるのにも、検索システムは役立ちます。

また、他の社員の時間を奪うことなく気軽に利用でき、社内のナレッジをインプットできるため、全従業員で活用すれば、自然と社員一人ひとりのナレッジが底上げされることに繋がります。

また検索で見つけた過去資料を利活用することで、ゼロから資料を書き起こすといった労力をかけずに済む場面も増えるでしょう。

3.ベテラン社員の負担減＆新入社員の自己解決力向上

検索による自己解決によって、ベテラン社員の業務負担が一部軽減されることにも繋がります。一般的に長く勤めていると、多くの社員から様々な場面で質問されることもあるかと思います。

そのような場合においても「まずは検索システムで検索してから」というようなルールや風土を定着させることができれば、ベテラン社員に集中するFAQの負荷を一部下げられるはずです。

また新入社員にとっても、ベテラン社員の忙しさのタイミングや内容のレベルなどを考えながら質問しなくて済むため質問のレベルを上げることができるようになるでしょう。

4.過去トラブルの早期発見による製品・サービスの品質向上

社内のあらゆるストレージから横断的に、しかも素早く検索できることで、社内に埋もれている過去トラブルの事例や不具合の事象などといった事前に知っておきたい情報を発見出来ます。トラブルが起こったときに過去の同じ事例を探したい場面などでも役立ちます。

検索によってトラブルや不具合を未然に防いだり、対応スピードが上がるなどすれば、自社の製品やサービスの品質向上にも繋がるのです。

企業内検索システム「Neuron ES」でファイル検索を効率化

弊社ブレインズテクノロジーでは、企業向けのファイル検索システム（通称：企業内検索システム）「Neuron ES」を開発・提供しております。

企業内の資料やデータといった情報を、保管場所を意識することなく高速かつ横断的に検索できる検索システムで、サムネイル表示やプレビュー生成といった機能に加え、絞り込み検索・全文検索・あいまい検索・完全一致検索・類似文書のクラスタリングなど、検索システムとして必要十分な機能を備えています。

また管理者にとっても、導入や保守のサポートにより面倒な作業は不要で、社内のDXを推進するツールとしてすぐにご導入頂けるだけでなく、従業員に広く利用いただける製品として、DX推進の活動を社内外にアピールしやすいものとなっています。

買い切り型・月額利用型とそれぞれ料金プランを提供しておりますので、ご状況に合わせてお選びいただけます。

ファイル検索システムの活用事例

ファイル検索システム（Neuron ES）を実際にご導入頂いた企業様の活用事例を一部ご紹介いたします。

・アイシン株式会社
「1000時間／⽉以上の削減効果でスタッフ業務の⽣産性向上を実現！」

・三菱電機株式会社
「膨大な電子データのタイムリーな検索のために Neuron ES を導入」

・株式会社再春館製薬所様
「コールセンターにおけるナレッジマネジメントの活用に Neuron ES を導入」

・カシオ計算機株式会社様
「社員の利便性を追求しポータルサイトの検索エンジンを Neuron ES に刷新」

・清水建設株式会社様
「全社横断検索プラットフォームとして Neuron ES を採用」

・株式会社荏原製作所様
「長い歴史で蓄積された情報資産の利活用と業務効率化を実現！」

上記のほか多数導入事例がございますので、詳しくは弊社ホームページをご確認ください。
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/

まとめ

今回はファイル検索システムをテーマに、その概要や導入メリット、活用事例などについて網羅的にご紹介させていただきました。

ファイル検索システムは、業務効率化以外にも、社内のナレッジ共有や過去資料の利活用、さらには自社製品やサービスの品質向上などにも貢献する大変便利なシステムです。

本記事で私たちの製品を知っていただけたこと、大変感謝申し上げます。もしご関心ございましたら、弊社にて実際の画面操作を交えたオンラインデモ体験を行っておりますので、お申し込みいただけますと幸いです。

▼無料オンラインデモ体験はこちら
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/demo/

エンタープライズサーチ「Neuron ES」紹介動画

エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、企業内に点在する資料やデータの保存場所を意識することなく、素早く欲しいファイルが検索できる企業内検索システムです。本動画は「Neuron ES」の概要や各機能紹介、導入効果をご紹介する「Neuron ES」をクイックにご理解いただけるコンテンツです。ぜひご視聴くださいませ。

< エンタープライズサーチの記事一覧へ戻る