ファイルサーバのリプレイスをきっかけに企業内検索システムを導入
SharePoint Onlineとの横断検索によって業務効率化が促進
お客様概要
| お客様名 | 株式会社トインクス様 |
| 取材協力 | イノベーション推進部 経営企画ユニット 副長 樋口将公 様 |
| 導入製品 | Neuron Enterprise Search |
| 導入時期 | 2023年8月 |
| お客様名 | 株式会社トインクス様 |
| 取材協力 | イノベーション推進部 経営企画ユニット 副長 樋口将公 様 |
| 導入製品 | Neuron Enterprise Search |
| 導入時期 | 2023年8月 |
導入のきっかけは、ファイルサーバのリプレイスに伴い取引先の企業様より企業内検索システムのご紹介も併せて行っていただいたことです。
当初は弊社の営業部門が先行して検索システムを導入しておりましたが、素早く欲しいファイルが見つかるので大変便利ということで、全社での展開に広げていきました。
ファイルサーバには、お客様への提案書や規定・マニュアルなど様々な書類がありますが、目的の資料（ファイル）を検索するには、Windowsのエクスプローラを利用するしかありませんでした。
しかし、エクスプローラでは検索に時間がかかったり、思うような検索結果が出てこないという課題がありました。
デジタル技術の進展により、ビジネス環境の変化は以前にも増して加速しています。企業や組織のデジタルトランスフォーメーション（DX）がより求められていることもあり、弊社トインクスでは現在、「T-DX（TOiNX-DX）」と称するDX戦略を掲げ、社内の様々な課題に取り組んでいます。（参考：トインクスにおけるDX推進の取り組みについて）
「T-DX（TOiNX-DX）」では具体的に、
・業務処理の効率化・省略化
・業務プロセスの抜本的改革・再設計
・経営データの可視化
・いつでもどこでも安心安全
という大きく４つのテーマを設け、業務改革や働き方改革等に取り組んでいますが、今回の検索システムの導入も、これらの取り組みに貢献できるツールとして捉えており、今後も従業員の積極的な活用に期待しているところです。
取材時の様子：取材時の様子
（トインクス様オフィス会議室にて）
導入後の従業員アンケート画面
検索システム（Neuron ES）の認知や利用状況、導入後の定性的な評価などのアンケートを社内にて実施
導入後は、当初利用していた営業部門だけでなく開発部門・運用部門など職種問わず幅広い従業員に「Neuron ES」を使ってもらっています。
導入後の従業員アンケートでも、
「シンプルなインターフェースで直感的な操作が可能」
「検索条件の絞り込みやソートにより目当ての資料を探し当てることができる」
「新たに携わることになった業務で、過去の検討段階の資料なども検索でヒットし、当時の時代背景・目的について知ることができた」
など、上々の評判となっています。
導入後のアンケートはもちろん、自身が利用する際も実感しているのですが、業務で分からないことはまず検索してみるという癖がついたように思います。探す手段があるだけで、今までであれば人に聞いていたところを、まずは自分で探してみようという意識が芽生えたように感じます。
今回の検索システム導入の副次的効果として、各ファイルのアクセス権の適切な管理や不要ファイルの整理といったことの重要性の再確認にも繋がっていると思います。
特に不要ファイルの削除は、直接の部門や担当者でないと判断できないケースも多いため、普段から不要なものは削除するという習慣が、検索システムの導入によって根付いていくきっかけとなればと考えています。
導入後のアンケートでは、実際に利用した従業員からの評判は上々ですが、まだ全社導入してからは日が浅いためさらに社内で利用が進むよう、引き続き普及活動に努めたいと思います。
ブレインズテクノロジー様からもそのための施策として、検索システムの社内向け勉強会の実施やマニュアル類のご提供など、今後もサポートしていただけるようなのでその辺りも積極的に活用していきたいと思います。
企業内検索システムを今回利用してみて、非常に便利だと実感しているため、今後は東北エリアを中心とした弊社のお客様にも積極的にご紹介していければと考えています。引き続き、よろしくお願いします。
