ファイルサーバおよび職員向けポータル（Webサーバ）における検索に課題

庁内のファイルサーバは、職員が作成した様々なファイルを保管し、共有する重要な基盤です。特に過去事例などの資料を参照し、業務に活用するケースが多く見られます。

また職員向けポータルとして運用されているWebサーバでは、内部規定やシステムのメンテナンス等の情報を多数掲載しています。

欲しいファイルや情報を探す場合、ファイルサーバであれば、Windowsのエクスプローラ機能を利用するしか方法がなく、精度や速度面に問題がありました。また、職員向けポータル（Webサーバ）に関しては、検索機能自体が存在しないことが課題でした。

ペーパーレス化によるファイル増加への対応

こうした状況に加え、庁内ではペーパレス化を推進しており、紙資料をスキャンしたデータがファイルサーバに保存されてるケースが増えています。この傾向によりファイルの急増が予想され、サーバ負荷の増大やパフォーマンスの低下が懸念されます。そこで、サーバ負荷の低減と情報収集の効率化を実現すべく、エンタープライズサーチの導入を検討するようになりました。

ファイル検索時間の大幅短縮で職員の生産性向上を実現

「Neuron ES」導入後は、情報収集にかかる時間が圧倒的に早くなりました。利用者（職員）のアンケートを見ると「ファイルの検索時間が一回あたり10～15分も短縮できました」との回答が数多く寄せられています。

システム管理者である私たちも業務で実際に利用しますが、「Neuron ES」導入後は、欲しい情報に辿り着きやすくなったと感じます。

また、検索精度にも満足しています。ファイル名だけでなく、ファイルの中身の文言で検索できるため従来のエクスプローラ検索と比較すると、欲しい情報に辿り着けるケースが確実に増えました。

さらに、and検索も有効な機能です。例えば、以前であれば、“京都市”の文言だけでしか検索できませんでしたが、今では“京都市”“人口”など、2つ以上の文言での検索が可能となっています。

検索機能の強化により、情報収集にかかる時間が短縮され、浮いた時間を本来の業務に充てられるようになったことで、職員全体の生産性が向上しています。