全社的なペーパーレス化が導入のきっかけ

検索システム導入の背景としては、全社的なペーパーレス化を推進するにあたり、社内で利用するファイルサーバ内の膨大な資料やデータから素早く目的のファイルを見つけ出すことへの課題が現れてきたことです。

実際に従業員からも「過去資料を参考にしたいがその所在が分からない」「業務において即座に確認したい場面で探したい情報がすぐに出てこない」といった声が挙げられていました。

各部門ごとに異なる検索ニーズ

欲しい情報を検索ですぐに探したいという課題は各部門共通するものの、具体的に探したい資料やデータ、目的はそれぞれ異なるものでした。

営業部門では、見積書や提案書などを作成する際に、過去資料を参考にするケースが多く、技術部門では、案件にまつわるシステムの仕様書や設計書といった資料を即座に探し出したいというニーズでした。

いずれも資料が見つからない場合は、周りの担当者に聞くか、自分でファイルサーバの中のフォルダを辿るなど膨大な時間を要していました。

検索システムによって本来力を入れるべき業務により集中できるようになった

導入から約1年が経ちますが、利用対象となる従業員のおよそ半分が検索システムの利用を経験しており、中には頻繁に利用するヘビーユーザーも存在します。

何より今回の検索システムの導入によって、素早く目的の情報を探せるようになり、本来力を入れるべき業務により集中できる環境になったと感じています。

導入後の手間も少ない

利用率を上げるための啓蒙活動として、従業員向けのポータルサイトに検索システムへのリンクを設置するなどの施策は行いましたが、そのほか特に大きな手間をかけなくても自然に利用は進んでいったように思います。

何より従業員から使い方が分からないなどといった問い合わせはほとんど無く、本当に手間がかかりません。